De Carve-out:

Naast het bepalen van een passende strategie moet er ook over de hosting worden nagedacht. Kan en wil de dochteronderneming zelf zorgdragen voor onder andere een datacenter en de fysieke hardware? Of wordt er gebruik gemaakt van de diensten van een hostingpartij of hyper scaler zoals AWS, Microsoft Azure? In elk geval zal hardware op basis van een gedegen sizing opgesteld moeten worden.

Deze situatie leent zich ook om een eventuele replatforming uit te voeren. Tijdens de carve-out zal er namelijk getest moeten worden, analoog aan een SAP OS/DB migratie. Een verouderd OS of DB kan dan vervangen worden door een up-to-date versie dankzij slim gebruik van export- en importtools. De SAP ERP versie dient echter ongewijzigd te blijven.

Afhankelijk van de beschikbare downtime voor de carve-out kan het noodzakelijk zijn om tijdelijk additionele server- en netwerkcapaciteit in te zetten. De flexibiliteit om deze extra capaciteit snel ter beschikking te stellen is een criterium in de keuze van een hostingpartij of hyper scaler.

Er zijn veel verschillende methodes om een carve-out vorm te geven. Twee belangrijke methodes zijn:

• Klonen en opschonen. Het oorspronkelijke ERP systeem wordt in zijn geheel gekopieerd. Vervolgens worden alle niet relevante gegevens, SAP customizing en zaken zoals user-id's verwijderd met standaard SAP-programmatuur en eventueel aangevuld met maatwerk.
• Exporteren op basis van het SAP-organisatiemodel (o.a. company code & sales organisatie). Er zijn consulting partijen die een gedegen kennis hebben van het SAP-datamodel. Op basis van selectiecriteria kunnen relevante zaken worden meegenomen naar het nieuwe systeem.

De bovengenoemde methodes bieden elk hun specifieke voor- en nadelen. Denk hierbij aan de benodigde tijd om de te exporteren data over te zetten naar het nieuwe datacenter. Exporteren op basis van selectie kan hierbij gunstig uitpakken op het data volume, maar met klonen en opschonen heb je weer de mogelijkheid om delen van het opschonen uit te voeren ná de carve-out. Houd bij beide methodes wel rekening met regelgeving over persoonlijke en privacygevoelige data, intellectueel eigendom en het werken binnen of buiten EU-grenzen. Kortom, de alternatieven moeten goed doordacht worden.

Na de uitvoering van de carve-out ben je nog niet klaar. Denk onder andere aan het opschonen van maatwerk ABAP (Custom Code Management), customizing, user-id’s en andere zaken die afsplitsing voor de organisatie kunnen verbeteren. Het is verleidelijk om deze stap over te slaan, helaas zal oudere, veelal slecht gedocumenteerde ABAP-code en onbekende customizing bij de eerstvolgende upgrade tot hoofdbrekers leiden.

Is er in het oorspronkelijke SAP ERP systeem data gearchiveerd of wordt er gebruik gemaakt van een output managementsysteem voor officiële documenten zoals facturen? Ook dan moet er een oplossing worden gevonden. Immers, een organisatie moet voldoen aan de wettelijke criteria en bewaartermijnen.

Ook zal voor het nieuwe systeem een heel scala van (ITIL) processen, IMDB, helpdesk systemen en onderhoudscontracten moeten worden ingericht. Dit klinkt eenvoudiger dan het is, maar vergis je niet! Met het nieuwe SAP ERP systeem komt er namelijk ook een nieuwe of uitbreiding van de bestaande supportorganisatie. De ervaring leert dat ook deze enige tijd nodig heeft om optimaal te functioneren.

Het managen van de verschillende teams en leveranciers die betrokken zijn bij een carve-out is een complexe taak. Toch bepaalt het uiteindelijk wel of de carve-out een succes wordt of niet. Bij Sabaas geloven we dat SAP IT Service Management de schakel is tussen alle teams, zowel intern als extern. Het dirigeert de Cloud transitie, coacht de DevOps-teams en bewaakt de AVG en beveiliging in IT.

Meer weten over onze ideeën en voorspellingen voor de toekomst van IT? Neem dan contact met ons op.