Vooroplopen in de hotelbranche met Business Intelligence

Cycas Hospitality is een Europees hotelmanagementbedrijf, met het hoofdkantoor in Amsterdam. De organisatie heeft een zeer brede expertise in hospitality concepten. Van extended stay tot dual-brand hotels, Cycas zorgt voor een lach op het gezicht van de hotelgast: “Our job is not over until we get a smile”. De organisatie is opgericht in 2008 en heeft op dit moment zo’n 700 medewerkers in dienst.

De hotelbranche is zeer dynamisch. Dat betekent dat het continu verbeteren van de datakwaliteit voor bedrijven in deze branche erg belangrijk is. Cycas had daarnaast ambitieuze plannen om uit te breiden in heel Europa en steeds meer nieuwe horecasectoren aan te boren, wat de urgentie voor de implementatie van nieuwe technologieën vergrootte. Daar zou namelijk de hele organisatie van profiteren, evenals hoteleigenaren en investeerders – ook erg belangrijke stakeholders voor Cycas.

Peter Habelitz, sinds december 2019 CFO van Cycas, had hiermee in het verleden al ervaring opgedaan en zag kansen. Het opzetten van een datawarehouse, het automatiseren van datastromen en het creëren van gebruiksvriendelijke, flexibele dashboards met uitgebreide analysemogelijkheden: Peter was ervan overtuigd dat een sterke BI-oplossing hen een groot concurrentievoordeel zou opleveren en de groeiplannen van Cycas zou ondersteunen.

Met deze doelstelling ontstond de samenwerking met SAP BI partner Interdobs, ook gevestigd in ’s-Hertogenbosch, en Sabaas. Interdobs leidde het project en de functionele implementatie, waar Sabaas de technische implementatie en het beheer uitvoerde voor het nieuwe Business Intelligence-platform voor Cycas.

Cycas ging in september 2020 met Interdobs om tafel en besprak een Proof-of-Concept op basis van het huidige ERP-systeem Tagetik. Omdat Cycas een breed IT-landschap van bronsystemen heeft, was het een logische keuze om voor SAP BW/4HANA te gaan in combinatie met SAP Analytics Cloud (SAC).

Interdobs zette dit Proof-of Concept samen met Sabaas op. Na slechts een paar weken ging het eerste dashboard live en het Proof-of Concept werd goed ontvangen. Het definitieve landschap werd omgezet in Microsoft Azure door beide teams. Gebruiksvriendelijkheid en veiligheid stonden hierbij voorop. Door slim gebruik te maken van single-sign-on is het gebruikersbeheer voor Cycas geminimaliseerd en loggen gebruikers onopgemerkt en geheel veilig in. Een periode van doorontwikkeling volgde, waarin alsmaar meer bronsystemen werden gekoppeld en dashboards werden ontwikkeld.

Cycas is ervan overtuigd dat SAP BW/4HANA de beste keuze voor een datawarehouse-oplossing in de markt is geweest. Met de Smart Data Integration en de sterke BI-architectuur biedt BW/4HANA de flexibiliteit die nodig is om het businessmodel van Cycas optimaal te ondersteunen. Alle data zijn nu beschikbaar op één plek. De dagelijkse en maandelijkse dashboards in SAP Analytics Cloud bieden waardevolle informatie over zowel de prestaties van Cycas zelf als alle hotels, wat relevant is voor het management van Cycas, hoteleigenaren en hun investeerders. Met de SAP Analysis for Office-functionaliteit kunnen de financiële teams tevens inzoomen op hun gegevens en meer inzicht krijgen in financiële resultaten.

In de komende maanden zal deze oplossing worden uitgerold naar meer Europese hotels binnen het portfolio van Cycas. Veel handmatige werkzaamheden worden geautomatiseerd en de hotelprestaties zullen direct inzichtelijk zijn in mooie visualisaties. Daarnaast worden de features uitgebreid met gegevens over het energieverbruik en HR. Cycas Hospitality heeft met deze implementatie al grote stappen gezet, maar zal in de toekomst nog meer successen gaan boeken op het gebied van Business Intelligence.

Samen met het team van Interdobs heeft Sabaas direct vanaf de start een toekomstbestendige oplossing neer kunnen zetten. Doordat de klant koos voor SAP BW/4HANA in combinatie met SAP Analytics Cloud en Microsoft Azure IaaS kunnen we de meest recente veiligheidsmogelijkheden toepassen zonder nadelen voor de gebruikers. In een tijd waar IT security steeds belangrijker wordt, hebben we de data van Cycas veilig kunnen stellen.

Een belangrijke kernwaarde van Sabaas is automatiseren waar mogelijk. Dit vermindert niet alleen de handmatige acties, maar verbetert ook de veiligheid. Voor bepaalde interfaces met het SAP BW/4HANA systeem hebben we gebruik gemaakt van Azure Logic Apps. Hierbij worden data automatisch uit email attachments gelezen en in het BW systeem ingelezen.

Lees meer over Azure Logic Apps in ons blog Loading data from e-mail attachments into SAP BW.

Het SAP BW/4HANA landschap van Cycas is geïmplementeerd op Microsoft Azure. De beschikbaarheid hiervan is zeer hoog gebleken. In het afgelopen jaar is er geen verstoring van het platform geweest. Dit bewijst voor de klant, en voor ons, dat SAP applicaties vanuit de Cloud robuust en beschikbaar zijn.

Heeft u een uitdaging vergelijkbaar met die van Cycas Hospitality? Of wilt u meer weten hoe Sabaas en Interdobs kunnen helpen bij het creëren van datadashboards met SAP BW/4 HANA en SAP Analytics Cloud? Neem dan gerust contact met ons op.