VanRijsingengreen klaar voor innovatie met SAP S/4HANA

Een belangrijke drijfveer voor de overstap van vanRijsingengreen was het verbeteren van de huidige soft- en hardware. Zo legt Fred van de Water uit: “Zowel onze hard- als softwarecomponenten waren verouderd en moesten vervangen worden. Daarbij wilden we de deadline voor de uitfasering van verschillende SAP ERP-systemen in 2025 voor zijn.” Ook wilden de medewerkers van het bedrijf graag nieuwe procesverbeteringen kunnen doorvoeren en het ERP systeem maximaal benutten om het unieke businessmodel van vanRijsingengreen te optimaliseren. Op advies van Sabaas en Quinso is er daarom gekozen voor een conversie van SAP ECC naar SAP S/4HANA. Een innovatieve en toekomstbestendige ERP-oplossing waarmee sneller gewerkt kan worden en er makkelijker op nieuwe ontwikkelingen kan worden ingespeeld. Het resultaat? Flexibiliteit en snelheid in het bedrijfsproces.

Voor vanRijsingengreen was de migratie naar een cloud omgeving ook een logisch moment om de overstap naar S/4HANA te maken, waardoor toekomstige ontwikkelingen direct gebruik kunnen maken van de laatste SAP ontwikkelingen. Door te kiezen voor S/4HANA heeft vanRijsingengreen meer ruimte en tijd over voor het ontwikkelen van nieuwe zaken, zeker gezien de mogelijkheden die bijvoorbeeld Azure of IoT applicaties bieden, en kan het bestaande reporting landschap op SAP worden gerationaliseerd. Tijd voor het opstellen van een plan!

Een standaard onderdeel in de werkwijze van Sabaas en Quinso is het helder en correct in kaart brengen van de wensen van de klant, de bedrijfsvisie en hoe deze ondersteund kan worden met de nieuwste technologieën van SAP. Een belangrijke vraag om te beantwoorden, is in welke mate S/4HANA aan de wensen van de klant kan voldoen en hoe een conversie moet worden aangepakt. Hierin vullen Sabaas en Quinso elkaar naadloos aan. Quinso levert de functionele expertise ten aanzien van bedrijfsprocesoptimalisatie en Sabaas biedt de technische expertise voor de conversie. Voor vanRijsingengreen was deze werkwijze extra voordelig: “Voor een seizoensgebonden bedrijf zoals vanRijsingengreen lag de meerwaarde van de roadmap voor ons als klant bij het feit dat er al in een vroeg stadium rekening kon worden gehouden met ons specifieke businessmodel” legt Fred uit. “Hierdoor kon de conversie plaatsvinden buiten het hoogseizoen en hoefden wij de werkzaamheden niet stil te leggen of extra kosten te maken”.

Om de conversie naar SAP S/4HANA voor vanRijsingengreen te realiseren, moest er ook worden geïnvesteerd in nieuwe hardware. Het destijds in gebruik zijnde datacentrum kon deze enkel huisvesten na een grote investering. Als onderdeel van de business case heeft Sabaas een kostenvergelijking opgesteld voor vanRijsingengreen waarin het beheren van S/4HANA on-premise is vergeleken met het Microsoft Azure Cloudplatform. Snel werd duidelijk dat Azure de betere oplossing was voor vanRijsingengreen. Niet alleen om kosten te besparen, maar ook vanwege de flexibiliteit en mogelijkheden van Azure naar de toekomst.

Als vervolgstap zijn de technische en functionele projecten gestart voor de conversie naar S/4HANA. Daarbij heeft het technische team de bestaande SAP-systemen naar Azure gemigreerd, ter voorbereiding op de conversie en is het functionele team van start gegaan met de voorbereidingen in het ERP systeem en het informeren en opleiden van gebruikers. Een belangrijke wijziging was namelijk het nieuwe businesspartnermodel voor leveranciers en klanten, welke reeds in ERP gerealiseerd moest zijn voordat de conversie van start kon gaan.

Naast het nieuwe businesspartnermodel voor vanRijsingengreen was ook het nieuwe grootboek in S/4HANA een belangrijk onderdeel dat gecontroleerd opgesteld moest worden. De conversie vereiste een nieuwe manier van werken met masterdata en financiële transacties. Tijdens het laagseizoen van vanRijsingengreen, heeft het projectteam de conversie meerdere malen uitgevoerd en getest. Zo kon het conversieproces verfijnd worden op zowel technisch als functioneel vlak en is het gehele productiesysteem van vanRijsingengreen in slechts één weekend succesvol gemigreerd.

De kennis, expertise en meerdere jaren ervaring met cases zoals die van vanRijsingengreen heeft Sabaas en Quinso een aantal zaken geleerd. Punten waar klanten op kunnen letten tijdens de conversie naar S/4HANA die helpen bij een zorgeloos proces.

• Planning is key, trek daarom voldoende tijd uit en werk met een specifieke roadmap
• Luister goed naar de wensen en behoeften van de eindgebruikers, zij zullen immers de nieuwe soft- en/of hardware gebruiken voor het realiseren van de bedrijfsdoelen.
• Neem de voorbereiding van de masterdata mee in het proces
• Maak bij gebrek aan capaciteit vooral gebruik van tijdelijke server capaciteit op bijvoorbeeld een Cloudplatform zoals Azure
• Voer altijd meerdere test runs uit zodat de conversie vlekkeloos verloopt
• Zorg dat je de scope goed bewaakt en betrek key-users bij testruns voor een geslaagde conversie
• Ondersteun eindgebruikers door het geven van trainingen en beantwoorden van vragen

Heeft u een uitdaging vergelijkbaar met die van vanRijsingengreen? Of wilt u meer weten hoe Sabaas en Quinso kunnen helpen bij de overstap van SAP ECC naar SAP S/4HANA? Neem dan gerust contact met ons op.